Biała lista w pytaniach i odpowiedziach

20 stycznia 2020

Stosowanie przepisów dotyczących tzw. białej listy, mimo wydanych w tym zakresie objaśnień wciąż budzi pewne wątpliwości. Przygotowaliśmy spis najczęściej pojawiających się pytań i odpowiedzi dotyczących tego tematu. Mamy nadzieję, że poniższy materiał ułatwi poruszanie się w obszarze nowych przepisów podatkowych i ograniczy ewentualne ryzyko wynikające z przeoczenia lub błędnego zastosowania nowych regulacji.

Uruchomiony 1 września 2019 roku Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, zwany potocznie białą listą, zastąpił dotychczas funkcjonujące rejestry podatników podatku od towarów i usług.

Wykaz ten stanowi jedną, elektroniczną i bezpłatną bazę, w której zawarto dane o podatnikach:

Biała lista udostępniona jest na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jej bieżąca aktualizacja (każdego dnia roboczego) umożliwia szybką, skuteczną i szczegółową weryfikację kontrahenta. Poza standardowymi danymi rejestrowymi oraz informacją o statusie podatnika VAT, wykaz zawiera numer zgłoszonego rachunku bankowego, na jaki przedsiębiorca powinien dokonywać wpłat. Informacja ta jest niezwykle istotna, bowiem od 1 stycznia 2020 roku płatność na rachunek inny niż zawarty w wykazie, co do zasady wiąże się z określonym konsekwencjami finansowymi.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, płatności za transakcje, której stronami są przedsiębiorcy, przekraczające 15 000 zł lub równowartość tej kwoty[1], należy dokonywać na konto firmowe kontrahenta wskazane w wykazie podatników VAT. Takie płatności są bezpieczne i pozwalają uniknąć negatywnych sankcji.

Wykaz zawiera wyłącznie rachunki rozliczeniowe w rozumieniu Prawa bankowego lub imienne rachunki w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podatnik jest członkiem, otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W wykazie nie są natomiast publikowane prywatne rachunki bankowe, tj. rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, nawet jeśli przedsiębiorcy wykorzystują je do rozliczeń w swoich firmach.

Jeżeli rachunki walutowe są rachunkami rozliczeniowymi to będą one umieszczone w wykazie
i to bez względu na walutę, w jakiej są prowadzone.

Rachunki prowadzone przez banki zagraniczne, które nie mają w Polsce swojego oddziału, nie będą zamieszczane w wykazie.

Podatnik narażony jest na sankcję wyłącznie, gdy płatność realizowana jest w oparciu o fakturę VAT na rzecz innego podatnika VAT, na rachunek niewykazany w dniu zlecenia przelewu na „białej liście”, a jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto lub równowartość tej kwoty.

Podatnik będący nabywcą solidarnie odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania dostawcy/usługodawcy w zakresie podatku VAT w takiej części, w jakiej dana transakcja została opłacona na rachunek, który nie znajdował się w wykazie.

Ponadto, podatnik pozbawiony jest możliwość zaliczenia takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów na gruncie podatków dochodowych (PIT i CIT).

Nie. Regulacje dotyczące sankcji na gruncie PIT i CIT nie stosuje się do płatności dotyczących wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów przed dniem 1 stycznia 2020 r.

Podatnik musi złożyć zawiadomienie ZAW-NR o zapłacie należności na rachunek spoza wykazu do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w ciągu trzech dni od dnia zlecenia przelewu. Ponadto, odpowiedzialność solidarna będzie wyłączona, gdy podatnik dokona zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Nie. Naczelnik urzędu skarbowego, który otrzymał takie zawiadomienie przekaże je do organu właściwego. 

Nie ma obowiązku dokonywania ponownego zawiadomienia w sytuacji, gdy kolejna wpłata została dokonana na ten sam rachunek spoza „białej listy”, o którym podatnik już raz poinformował organy składając stosowne zawiadomienie. Wystarczające będzie dokonanie jednorazowego zgłoszenia takiego rachunku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Tak. Zawiadomienie ZAW-NR można złożyć drogą elektroniczną za pośrednictwem Portalu Podatkowego: https://www.podatki.gov.pl/zawiadomienie-zaw-nr/

Tak. Zawiadomienie można złożyć za inną osobę na podstawie udzielonego pełnomocnictwa ogólnego (PPO-1) lub szczególnego (PPS-1). Wówczas formularz ZAW-NR podpisuje pełnomocnik.

Zawiadomienie ZAW-NR składa wyłącznie spółka. Oznacza to, że poszczególni wspólnicy spółki nie są zobligowani do składania odrębnych zawiadomień.

Ważne jest, aby rachunek znajdował się w wykazie w dniu zlecenia przelewu. Momentem decydującym jest dzień zlecenia przelewu, a nie dzień obciążenia rachunku nabywcy czy uznania rachunku sprzedawcy.

Przedsiębiorcy powinni weryfikować, czy rachunek znajduje się na „białej liście” w dniu,
w którym składają zlecenie przelewu z odroczonym terminem płatności lub zlecenie stałe.

Zasadne będzie wygenerowanie pliku PDF zawierającego informację o sprawdzeniu wykazu
w konkretnym dniu na wybrany dzień i zachowanie go w formie elektronicznej (np. zrzut ekranu) lub papierowej (wydruk).

Zdaniem Szefa KAS, jednorazowa wartość transakcji oznacza ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określonych w umowie zawartej między przedsiębiorcami bądź stanowiącej sumę płatności wynikających z zawartej umowy, nawet jeżeli w samej umowie nie określono łącznej wysokości tych świadczeń (nie jest ona znana w momencie zawierania umowy).

Limit 15 000 zł stosuje się do wartości całej umowy ramowej, nawet gdy nie jest ona znana w momencie zawierania takiej umowy.

Można tego dokonać mnożąc miesięczną kwotę do zapłaty przez liczbę miesięcy obowiązywania umowy. Wartość transakcji stanowi wówczas suma płatności z całej umowy, a limit 15 000 zł należy stosować już do pierwszej płatności, nawet jeżeli nie przekracza ona kwoty określonej limitem.

Wówczas już pierwsza płatność powinna zostać dokonana na rachunek kontrahenta z „białej listy”.

Konieczne jest wówczas ustalenie wartości całej transakcji, a nie pojedynczej płatności. Jeśli przekracza ona 15 000 zł, to wpłata musi być realizowana przelewem na rachunek widniejący na „białej liście”.

Zagraniczny przedsiębiorca zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT czynny i wykonujący transakcje podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce traktowany jest jak polski podatnik VAT, którego rachunek rozliczeniowy powinien znajdować się na „białej liście”. Jeżeli zatem zagraniczny kontrahent nie jest niezarejestrowany w Polsce na potrzeby danej transakcji, płatność może zostać zrealizowana na rachunek nie figurujący na „białej liście” i nie będzie się ona wiązać z negatywnymi konsekwencjami.

Mimo, iż rachunki wirtualne nie znajdują się na „białej liście”, nabywca wpisując ich numer
w wykazie, otrzyma informację, czy są one powiązane z właściwym rachunkiem rozliczeniowym danej firmy. Wpłaty na rachunki wirtualne są traktowane analogicznie jak wpłaty na konto podstawowe.

Tego typu specyficzne rachunki nie stanowią rachunków rozliczeniowych, w związku z czym nie podlegają zamieszczeniu na „białej liście”. Podatnicy dokonujący płatności na rachunki gospodarki własnej bądź tzw. rachunki cesyjne powinni zostać stosownie poinformowani przez banki/SKOK lub podmioty będące wystawcami faktur o szczególnym rodzaju rachunków, na które dokonują płatności. Otrzymanie takiej informacji umożliwia dokonywanie wpłat bez negatywnych konsekwencji podatkowych i bez konieczności złożenia zawiadomienia.

Należy wówczas domniemać, iż rachunek taki jest zwykłym rachunkiem rozliczeniowym.
W związku z tym, jeżeli nie widnieje on na „białej liście”, podatnik dokonujący wpłaty, w celu uniknięcia sankcji, powinien złożyć zgłoszenie ZAW-NR.

Takie płatności nie stanowią klasycznych przelewów (są to jedynie zlecenia płatnicze), a zatem mogą być one dokonywane bez ryzyka sankcji. Podatnik nie musi więc weryfikować czy rachunek, na który przekazywane są środki, znajduje się na „białej liście”.

W sytuacji, w której nabywca towarów lub usług płaci należność do faktora, w związku
z przeniesieniem przez dostawcę praw do wierzytelności za dostawę towarów lub usług na faktora, nabywca powinien dokonać płatności na rachunek zamieszczony w „białej liście”.

Tak. Dla uniknięcia sankcji podatnik, który zapłaci faktorowi na rachunek nieznajdujący się na „białej liście”, powinien powiadomić o tym właściwy urząd skarbowy.

W przypadku stosowania przez przedsiębiorców, którzy mają wobec siebie wierzytelności, potrąceń długu, do obliczenia wysokości limitu 15 000 zł należy przyjąć całą wartość wierzytelności, a nie kwotę pozostałą po potrąceniu. Dotyczy to wyłącznie tzw. kompensaty
w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

Nie. Przepisy mają zastosowanie wyłącznie do dostawy towarów / świadczenia usług udokumentowanych fakturą, przez podmioty, zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni.

Nie. Konieczność dokonywania płatności na rachunek z „białej listy” dotyczy jedynie należności
z tytułu dostawy towaru / wykonania usług na podstawie otrzymanej faktury, nie ma zatem zastosowania do zwrotu środków.

W razie dodatkowych pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji.

Zespół Business Tax Professionals


[1] Kwota określona w art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.