• Dopuszczalność odliczenia wydatków na imprezę integracyjną

    Dość powszechną praktyką wśród pracodawców jest organizowanie imprez firmowych mających na celu integrację pracowników, które stwarzają warunki umożliwiające zacieśnianie relacji współpracującego zespołu. Pozytywna atmosfera w środowisku pracy przekłada się z kolei na jej efektywność, a także właściwą kondycję psychiczną i fizyczną osoby zatrudnionej, co z punktu widzenia przełożonego, nie powinno być obojętne. Dla jakości wykonywanej pracy nie bez znaczenia pozostaje bowiem nastawienie, motywacja i zaangażowanie pracownika.

    Jakie warunki muszą spełniać wydatki, aby móc je zaliczyć w koszty?

    Konstrukcja przepisów prawa podatkowego pozwala firmom zaliczać określone wydatki poniesione na organizację imprez integracyjnych do kosztów uzyskania przychodów. Niezbędne jest oczywiście, aby dany wydatek spełniał łącznie wszystkie przesłanki, które kwalifikują go do uznania jako koszt uzyskania przychodu. Przede wszystkim, nie może on znajdować się w grupie wydatków ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Ich zamknięty katalog zawiera art. 23 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Oprócz tego, orzecznictwo i doktryna ukształtowały pogląd wskazujący, iż wydatek musi być:

    1. poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku zostać pokryty środkami pochodzącymi z jego zasobów majątkowych,
    2. definitywny (rzeczywisty), tj. jego wartość nie może być w jakikolwiek sposób zwrócona podatnikowi,
    3. związany z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    4. poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    5. właściwie udokumentowany.

    Z powyższego wynika, iż wszelkie poniesione wydatki (z wyjątkiem tych enumeratywnie wymienionych w przepisach o podatkach dochodowych) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w szczególności służą zachowaniu albo zabezpieczeniu ich źródła. Obowiązek wykazania, że konkretne wydatki są związane z prowadzoną działalnością i uzyskiwanymi przychodami oraz nie kwalifikują się jednocześnie jako wydatki nieuznawane za koszty, spoczywa na podatniku.

    Podmiotowe kryterium rozgraniczania wydatków związanych z organizacją imprez

    Przykładami imprez aranżowanych przez pracodawcę są pikniki, bale karnawałowe, spotkania świąteczne, uroczystości jubileuszowe czy wyjazdy integracyjne. Praktyka interpretacyjna organów podatkowych pozwala zaliczać do kosztów organizacji takich spotkań wydatki poniesione m.in. na: nocleg, transport, wynajem pomieszczeń, wyżywienie, w tym posiłki i napoje (zasadniczo z wyjątkiem alkoholu), dodatkowe atrakcje, warsztaty integracyjne, oprawę techniczną czy obsługę przyjęć. Wydaje się, że fiskus, biorąc pod uwagę możliwość wliczenia w koszty znacznej części wydatków ponoszonych na organizację spotkań integracyjnych, zdecydował się na wprowadzenie swoistego rodzaju ograniczenia podmiotowego w tym zakresie. W ciągu ostatnich dwóch lat wypracowane zostało bowiem stanowisko, z którego wynika, że zaliczenie określonych wydatków do kosztów podatnika uzależnione będzie od stosunków łączących go z uczestnikami imprezy.

    Aktualne stanowisko organu interpretacyjnego

    Według interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 września 2019 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.309.2019.3.MBD, koszty organizacji spotkań firmowych będą stanowiły dla spółek koszty uzyskania przychodu jedynie w części przypadającej na pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Jeżeli w imprezie integracyjnej biorą udział osoby prowadzące działalności gospodarczą, współpracujące z podatnikiem na podstawie umowy zlecenia w ramach stosunków B2B, to niemożliwe będzie wliczenie w koszty poniesionych wydatków na organizację, w zakresie, w jakim dotyczą one osób samozatrudnionych.

    W przedmiotowej sprawie podatnik uzasadniał swoje stanowisko wskazując na ściśle integracyjny charakter spotkań, których celem nie jest poprawa wizerunku spółki wobec personelu oraz na dualizm form zatrudnienia, przejawiający się w realizowaniu projektów przez zespoły złożone z pracowników i zleceniobiorców. Wnioskodawca argumentował, że imprezy takie mają wpłynąć na poprawę pracy mieszanych zespołów i w efekcie na przychody osiągane przez spółkę. Powyższe twierdzenie pozostały jednak bez znaczenia dla fiskusa. Według Dyrektora KIS współpraca oparta na podstawie umowy cywilnoprawnej zakłada równorzędność i niezależność obu podmiotów, które łączą relacje biznesowe. Zmierza ona także do stworzenia pozytywnego wizerunku jednego podmiotu względem drugiego, dlatego udział partnerów w spotkaniu integracyjnym nie wpłynie ani na zwiększenie, ani na zapewnienie źródła przychodów spółki. Przedsiębiorcy zostali potraktowani przez organ jak podmioty zewnętrzne, wobec których podejmuje się działania reprezentacyjne, co w konsekwencji uniemożliwia wliczenie tego rodzaju wydatków w koszty. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

    Cel ponoszonych kosztów reprezentacyjnych ma znaczenie

    W tym miejscu warto odnieść się do wykładni ww. przepisu. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 8 stycznia 2019 r., sygn. II FSK 3524/16 potwierdził, iż „(…) celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności.” Z kolei, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w nieprawomocnym wyroku z dnia 23 października 2018 r., sygn. I SA/Rz 741/18 wskazał, że „(…) nie każdy wydatek na zakup usługi gastronomicznej należy klasyfikować do kosztów reprezentacji wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. (…) tylko wydatek na zakup tych usług gastronomicznych, których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p., co wymaga rozważenia wszystkich wskazanych we wniosku okoliczności modalnych spotkań integracyjnych z udziałem osób współpracujących.”

    Na co faktycznie zwraca uwagę fiskus?

    Uzasadnienie stanowiska skarbówki, w kwestii zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizację imprez firmowych, w części dotyczącej osób zatrudnionych na podstawie innej niż stosunek pracy, jest każdorazowo takie same. Trudno zatem oprzeć się wrażeniu wypracowania przez organy podatkowe pewnego rodzaju utartego i rygorystycznie stosowanego schematu. Wynika z niego, iż w stosunku do uczestników imprez integracyjnych, niebędących pracownikami etatowymi bądź ich osobami najbliższymi, firmy zawsze dążą do wykreowania pozytywnego wizerunku. Konsekwencją jest bezwarunkowe uznawanie wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, jako kosztów reprezentacji wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Wydaje się zatem, mając na uwadze przytoczone orzecznictwo, że okoliczności i cel imprez integracyjnych pozostają dla organów bez znaczenia, w kontekście wydatków ponoszonych na ich organizację. Co więcej, determinującym wyznacznikiem dla takiej kwalifikacji okazuje się stosunek prawny łączący firmę z uczestnikiem wydarzenia. Organy bowiem zdają się nie uwzględniać rzeczywistego charakteru organizacji współpracy występującego między osobami zatrudnionymi na podstawie umów o pracę, a osobami wykonującymi pracę w oparciu o umowy cywilnoprawne.

    Wcześniejsze podejście organów podatkowych

    Interesujący jest fakt, iż jeszcze do niedawna stanowisko fiskusa było zupełnie inne. W 2017 roku organy podatkowe wydawały pozytywne rozstrzygnięcia, które pozwalały podatnikom zaliczyć w koszty wszelkie wydatki na organizację spotkań integracyjnych i to niezależnie od formy zatrudniania personelu. Jako przykład przytoczyć można fragment interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 16 stycznia 2017 r., sygn. 0461-ITPB3.4510.653.2016.1.AW. Potwierdzono w niej wątpliwości podatnika, co do możliwości wliczenia w koszty wydatków poniesionych na organizację spotkania integracyjnego, w zakresie dotyczącym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, pozostających ze spółką w stosunku cywilno-prawnym. Wnioskodawca uzasadniał, że podmioty te, mimo prowadzonej działalności, stanowią stały element całego zespołu, przyczyniając się do zwiększenia zysków spółki. Wobec tego przedmiotowe wydatki nie są ponoszone dla wykreowania pozytywnego wizerunku firmy, przez co nie mają charakteru reprezentacyjnego. Organ interpretacyjny stwierdził wówczas: „Nie ulega wątpliwości, że część ponoszonych przez Spółkę wydatków związanych z organizacją Wydarzeń nosi znamiona wydatków o charakterze reprezentacyjnym. Jednakże (…) dominującym celem organizacji imprezy jest integracja całego zespołu, wzmocnienie pozytywnych relacji w zespole, jak również zwiększenie identyfikacji zespołu ze Spółką, motywacja zespołu do wydajnej pracy i wzmocnienie lojalności zespołu wobec Spółki.”

    Jak zatem dzielić wydatki?

    Odejście od pozytywnych, z punktu widzenia podatników, rozstrzygnięć wzbudzać może uzasadnione wątpliwości. Problematyczny pozostaje przede wszystkim sposób, w jaki należy dokonywać podziału przedmiotowych wydatków między uczestnikami imprezy. Perspektywa szczegółowego ustalenia, co i w jakiej ilości osoba niebędąca pracownikiem zjadła bądź wypiła wydaje się kuriozalna, a wręcz niemożliwa. Co więcej, organy nie udzielają w tym zakresie żadnych wskazówek. W tej kwestii firmy zmuszone są podejmować dodatkowy wysiłek zmierzający do właściwego oszacowania tej części wydatków związanych z organizacją imprezy integracyjnej, która będzie mogła zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

    Co powinno być istotne dla możliwości odliczenia wydatków na integrację?

    Dopuszczalność zaliczenia w koszty poniesionych wydatków na imprezę firmową wypada oceniać przez pryzmat dominującego celu organizacji takiego spotkania. Niewykluczona jest zatem sytuacja, w której co prawda wystąpią koszty reprezentacji, jednakże ich głównym celem nie będzie wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy, co pozwoli wliczyć takie wydatki w koszty. Niewystarczające jest oczywiście samo nazwanie danego wydarzenia „imprezą integracyjną”, konieczne jest uwzględnienie wszelkich okoliczności faktycznych, mających znaczenie w konkretnej sprawie. Pod uwagę powinny być brane m.in. charakter i sposób współpracy personelu danego przedsiębiorstwa, zamiar przyświecający organizacji spotkań firmowej oraz skutek, jaki ma ona wywołać. Kryterium decydującym o możliwości zaliczaniu wydatków związanych z organizacją imprez do kosztów uzyskania przychodów nie powinni być wyłącznie uczestnicy, będący osobami zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę. Niestety, właśnie na tej kwestii organy podatkowe skupiają się najchętniej, znacznie mniej uwagi poświęcając pozostałym czynnikom.

    Stosunkowo szeroki krąg podmiotów

    Analizowany problem dotyczy nie tylko osób współpracujących w ramach umów B2B, ale także innych umów cywilnoprawnych, tj. zlecenia, o dzieło czy staż. Należy mieć na uwadze, że osoby te niejednokrotnie stanowią integralną część zespołów pracowniczych. Ich wspólna integracja niewątpliwe zacieśnia relacje między nimi, co może przełożyć się na wydajność wykonywanej pracy, a w konsekwencji na zwiększenie zysków przedsiębiorstwa. Z uwagi na taki rodzaj współpracy, trudno uznać ich za równorzędnych partnerów, których łączą z „pracodawcą” relacje biznesowe. Uczestnictwo tych osób w imprezach firmowych nie powinno się zatem wiązać z działaniami reprezentacyjnymi podejmowanymi wobec nich przez spółkę, na rzecz której wykonują określone zadania.

    Co z osobami towarzyszącymi?

    Dyskusyjne pozostają także poglądy fiskusa odnoszące się do uczestników imprez integracyjnych niebędących pracownikami ani współpracownikami. Organy dopuszczają bowiem możliwość zaliczania w koszty wydatków poniesionych na organizację imprez integracyjnych, jednakże wyłącznie w części dotyczącej osób towarzyszących pracownikom etatowym. Co ciekawe, mogą to być zarówno członkowie rodziny, jak i osoby spoza niej. Analogicznych reguł fiskus nie stosuje jednak w odniesieniu do osób towarzyszących współpracownikom, wykonującym pracę na podstawie innej niż stosunek pracy, dokonując niezrozumiałego rozróżnienia w tym zakresie.

    Jak rozwiązać niniejszy dylemat?

    Przyczyna zmiany podglądu reprezentowanego przez Organ interpretacyjny pozostaje niezrozumiała. Skutkiem niekonsekwencji fiskusa jest wydawanie odmiennych interpretacji podatkowych w analogicznych stanach faktycznych. Takie działanie należy uznać za niepożądane, gdyż negatywnie oddziałuje ono na zaufanie podatników do organów podatkowych oraz prowadzi do nierównego traktowania podmiotów w porównywalnych sytuacjach. Wnioskodawcom, którzy uzyskali niekorzystne rozstrzygnięcia fiskusa, przysługuje linia obrony w postaci skargi do sądu administracyjnego. Dla weryfikacji dyskusyjnego stanowiska organów podatkowych zasadne wydaje się korzystanie z tego rodzaju środka ochrony prawnej. Omawiany problem wymaga bowiem rozstrzygnięcia na gruncie orzecznictwa.

    Źródła:

    1. Wyrok NSA z dnia 8 stycznia 2019 r., sygn. II FSK 3524/16.
    2. Wyrok WSA w Rzeszowie z dnia 23 października 2018 r., sygn. I SA/Rz 741/18 (nieprawomocny).
    3. Interpretacja Dyrektora KIS z dnia 20 września 2019 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.309.2019.3.MBD.
    4. Interpretacja Dyrektora KIS z dnia 4 kwietnia 2019 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.4.2019.6.MW.
    5. Interpretacja Dyrektora KIS z dnia 16 lipca 2018 r., sygn. 0111-KDIB2-3.4010.84.2018.3.PB.
    6. Interpretacja Dyrektora KIS z dnia 21 czerwca 2018 r., sygn. 0111-KDIB2-3.4010.103.2018.1.KB.
    7. Interpretacja IS w Warszawie z dnia 17 stycznia 2017 r., sygn. 1462-IPPB5.4510.957.2016.2.BC.
    8. Interpretacja IS w Bydgoszczy z dnia 16 stycznia 2017 r., sygn. 0461-ITPB3.4510.653.2016.1.AW.

    autor: Jakub Kittler, mł. konsultant ds. podatków data: 28.10.2019

Aby otrzymać bezpłatny dostęp do poradnika SPLIT PAYMENT zapisz się do naszego newslettera:






Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Business Tax Professionals Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. z siedzibą we Wrocławiu (50-304), przy ul. Słonimskiego 6 (dalej BTP). Czytaj więcej [...]

* pole wymagane