• Biała lista w pytaniach i odpowiedziach

    Stosowanie przepisów dotyczących tzw. białej listy, mimo wydanych w tym zakresie objaśnień wciąż budzi pewne wątpliwości. Przygotowaliśmy spis najczęściej pojawiających się pytań i odpowiedzi dotyczących tego tematu. Mamy nadzieję, że poniższy materiał ułatwi poruszanie się w obszarze nowych przepisów podatkowych i ograniczy ewentualne ryzyko wynikające z przeoczenia lub błędnego zastosowania nowych regulacji.

    Uruchomiony 1 września 2019 roku Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, zwany potocznie białą listą, zastąpił dotychczas funkcjonujące rejestry podatników podatku od towarów i usług.

    Wykaz ten stanowi jedną, elektroniczną i bezpłatną bazę, w której zawarto dane o podatnikach:

    • zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,
    • niezarejestrowanych lub wykreślonych z rejestru,
    • przywróconych jako podatnicy VAT.

    Biała lista udostępniona jest na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jej bieżąca aktualizacja (każdego dnia roboczego) umożliwia szybką, skuteczną i szczegółową weryfikację kontrahenta. Poza standardowymi danymi rejestrowymi oraz informacją o statusie podatnika VAT, wykaz zawiera numer zgłoszonego rachunku bankowego, na jaki przedsiębiorca powinien dokonywać wpłat. Informacja ta jest niezwykle istotna, bowiem od 1 stycznia 2020 roku płatność na rachunek inny niż zawarty w wykazie, co do zasady wiąże się z określonym konsekwencjami finansowymi.

    Zgodnie z obowiązującymi przepisami, płatności za transakcje, której stronami są przedsiębiorcy, przekraczające 15 000 zł lub równowartość tej kwoty[1], należy dokonywać na konto firmowe kontrahenta wskazane w wykazie podatników VAT. Takie płatności są bezpieczne i pozwalają uniknąć negatywnych sankcji.

    • Jakie rodzaje rachunków zamieszczane są w wykazie?

    Wykaz zawiera wyłącznie rachunki rozliczeniowe w rozumieniu Prawa bankowego lub imienne rachunki w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podatnik jest członkiem, otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W wykazie nie są natomiast publikowane prywatne rachunki bankowe, tj. rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, nawet jeśli przedsiębiorcy wykorzystują je do rozliczeń w swoich firmach.

    • Czy „biała lista” obejmuje rachunki walutowe polskich podatników?

    Jeżeli rachunki walutowe są rachunkami rozliczeniowymi to będą one umieszczone w wykazie
    i to bez względu na walutę, w jakiej są prowadzone.

    • Co z rachunkami prowadzonymi dla polskich podatników przez zagraniczne banki?

    Rachunki prowadzone przez banki zagraniczne, które nie mają w Polsce swojego oddziału, nie będą zamieszczane w wykazie.

    • Jakie płatności są sankcjonowane?

    Podatnik narażony jest na sankcję wyłącznie, gdy płatność realizowana jest w oparciu o fakturę VAT na rzecz innego podatnika VAT, na rachunek niewykazany w dniu zlecenia przelewu na „białej liście”, a jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto lub równowartość tej kwoty.

    • Jakie sankcje grożą podatnikowi za płatność na rachunek nieznajdujący się na „białej liście”?

    Podatnik będący nabywcą solidarnie odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania dostawcy/usługodawcy w zakresie podatku VAT w takiej części, w jakiej dana transakcja została opłacona na rachunek, który nie znajdował się w wykazie.

    Ponadto, podatnik pozbawiony jest możliwość zaliczenia takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów na gruncie podatków dochodowych (PIT i CIT).

    • Czy sankcje obejmujące płatność na rachunek niezamieszczony w wykazie będą miały zastosowanie do zapłaty dokonanej w 2020 roku za fakturę VAT, z której wynikająca kwota ujęta została jako KUP w 2019 roku?

    Nie. Regulacje dotyczące sankcji na gruncie PIT i CIT nie stosuje się do płatności dotyczących wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów przed dniem 1 stycznia 2020 r.

    • Jak uniknąć sankcji w przypadku pomyłki?

    Podatnik musi złożyć zawiadomienie ZAW-NR o zapłacie należności na rachunek spoza wykazu do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w ciągu trzech dni od dnia zlecenia przelewu. Ponadto, odpowiedzialność solidarna będzie wyłączona, gdy podatnik dokona zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

    • Czy zawiadomienie o dokonaniu zapłaty na rachunek spoza „białej listy” przesłane do niewłaściwego naczelnika urzędu skarbowego będzie nieważne?

    Nie. Naczelnik urzędu skarbowego, który otrzymał takie zawiadomienie przekaże je do organu właściwego. 

    • Czy zawiadomienia o dokonaniu zapłaty na rachunek spoza „białej listy” należy dokonywać każdorazowo?

    Nie ma obowiązku dokonywania ponownego zawiadomienia w sytuacji, gdy kolejna wpłata została dokonana na ten sam rachunek spoza „białej listy”, o którym podatnik już raz poinformował organy składając stosowne zawiadomienie. Wystarczające będzie dokonanie jednorazowego zgłoszenia takiego rachunku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

    • Czy zawiadomienie ZAW-NR można złożyć w formie elektronicznej?

    Tak. Zawiadomienie ZAW-NR można złożyć drogą elektroniczną za pośrednictwem Portalu Podatkowego: https://www.podatki.gov.pl/zawiadomienie-zaw-nr/

    • Czy zawiadomienie ZAW-NR może złożyć osoba upoważniona przez podatnika?

    Tak. Zawiadomienie można złożyć za inną osobę na podstawie udzielonego pełnomocnictwa ogólnego (PPO-1) lub szczególnego (PPS-1). Wówczas formularz ZAW-NR podpisuje pełnomocnik.

    • Kto powinien złożyć zawiadomienie ZAW-NR w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki niebędącej osobą prawną (np. spółki komandytowej)?

    Zawiadomienie ZAW-NR składa wyłącznie spółka. Oznacza to, że poszczególni wspólnicy spółki nie są zobligowani do składania odrębnych zawiadomień.

    • Kiedy sprawdzić, czy rachunek kontrahenta widnieje na „białej liście”?

    Ważne jest, aby rachunek znajdował się w wykazie w dniu zlecenia przelewu. Momentem decydującym jest dzień zlecenia przelewu, a nie dzień obciążenia rachunku nabywcy czy uznania rachunku sprzedawcy.

    • W jakim momencie należy dokonać weryfikacji rachunku przy zleceniach przelewu z odroczonym terminem płatności lub zleceniach stałych?

    Przedsiębiorcy powinni weryfikować, czy rachunek znajduje się na „białej liście” w dniu,
    w którym składają zlecenie przelewu z odroczonym terminem płatności lub zlecenie stałe.

    • Jak udowodnić weryfikację kontrahenta lub dokonanie transakcji na rachunek zamieszony w wykazie?

    Zasadne będzie wygenerowanie pliku PDF zawierającego informację o sprawdzeniu wykazu
    w konkretnym dniu na wybrany dzień i zachowanie go w formie elektronicznej (np. zrzut ekranu) lub papierowej (wydruk).

    • Co należy rozumieć przez jednorazową wartość transakcji?

    Zdaniem Szefa KAS, jednorazowa wartość transakcji oznacza ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określonych w umowie zawartej między przedsiębiorcami bądź stanowiącej sumę płatności wynikających z zawartej umowy, nawet jeżeli w samej umowie nie określono łącznej wysokości tych świadczeń (nie jest ona znana w momencie zawierania umowy).

    • Czy limit 15 000 zł ma zastosowanie do wartości poszczególnych zamówień, czy do wartości umowy ramowej zawartej między kontrahentami?

    Limit 15 000 zł stosuje się do wartości całej umowy ramowej, nawet gdy nie jest ona znana w momencie zawierania takiej umowy.

    • Jak określić wartość transakcji dla umowy zawartej na czas określony, przewidującej miesięczne okresy rozliczeniowe?

    Można tego dokonać mnożąc miesięczną kwotę do zapłaty przez liczbę miesięcy obowiązywania umowy. Wartość transakcji stanowi wówczas suma płatności z całej umowy, a limit 15 000 zł należy stosować już do pierwszej płatności, nawet jeżeli nie przekracza ona kwoty określonej limitem.

    • Jak postąpić w sytuacji, gdy strony nie potrafią określić czasu trwania umowy i jej łącznej wartości, wiedzą jednak, że suma wynagrodzeń pewnych (tj. takich, które trzeba zapłacić zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit 15 000 zł?

    Wówczas już pierwsza płatność powinna zostać dokonana na rachunek kontrahenta z „białej listy”.

    • Co z płatnościami dokonywanymi w formie zaliczek lub płatnościami w ratach?

    Konieczne jest wówczas ustalenie wartości całej transakcji, a nie pojedynczej płatności. Jeśli przekracza ona 15 000 zł, to wpłata musi być realizowana przelewem na rachunek widniejący na „białej liście”.

    • Czy płatność na rzecz zagranicznego kontrahenta musi być dokonywana na rachunek zamieszczony w „białej liście”?

    Zagraniczny przedsiębiorca zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT czynny i wykonujący transakcje podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce traktowany jest jak polski podatnik VAT, którego rachunek rozliczeniowy powinien znajdować się na „białej liście”. Jeżeli zatem zagraniczny kontrahent nie jest niezarejestrowany w Polsce na potrzeby danej transakcji, płatność może zostać zrealizowana na rachunek nie figurujący na „białej liście” i nie będzie się ona wiązać z negatywnymi konsekwencjami.

    • Co z wpłatami dokonywanymi na rachunki wirtualne?

    Mimo, iż rachunki wirtualne nie znajdują się na „białej liście”, nabywca wpisując ich numer
    w wykazie, otrzyma informację, czy są one powiązane z właściwym rachunkiem rozliczeniowym danej firmy. Wpłaty na rachunki wirtualne są traktowane analogicznie jak wpłaty na konto podstawowe.

    • Co z rachunkami gospodarki własnej oraz rachunkami cesyjnymi banków/SKOK?

    Tego typu specyficzne rachunki nie stanowią rachunków rozliczeniowych, w związku z czym nie podlegają zamieszczeniu na „białej liście”. Podatnicy dokonujący płatności na rachunki gospodarki własnej bądź tzw. rachunki cesyjne powinni zostać stosownie poinformowani przez banki/SKOK lub podmioty będące wystawcami faktur o szczególnym rodzaju rachunków, na które dokonują płatności. Otrzymanie takiej informacji umożliwia dokonywanie wpłat bez negatywnych konsekwencji podatkowych i bez konieczności złożenia zawiadomienia.

    • Jak postąpić w sytuacji, gdy podatnik nie otrzymał informacji o tym, że podany rachunek związany jest z rachunkiem gospodarki własnej bądź rachunkiem cesyjnym banków/SKOK?

    Należy wówczas domniemać, iż rachunek taki jest zwykłym rachunkiem rozliczeniowym.
    W związku z tym, jeżeli nie widnieje on na „białej liście”, podatnik dokonujący wpłaty, w celu uniknięcia sankcji, powinien złożyć zgłoszenie ZAW-NR.

    • Co z transakcjami internetowymi realizowanymi przez elektronicznych pośredników (Blue Media, PayPal, PayU) oraz płatnościami z wykorzystaniem kart płatniczych?

    Takie płatności nie stanowią klasycznych przelewów (są to jedynie zlecenia płatnicze), a zatem mogą być one dokonywane bez ryzyka sankcji. Podatnik nie musi więc weryfikować czy rachunek, na który przekazywane są środki, znajduje się na „białej liście”.

    • Czy należności wynikające z umów faktoringu muszą być wpłacane na rachunek znajdujący się na „białej liście”?

    W sytuacji, w której nabywca towarów lub usług płaci należność do faktora, w związku
    z przeniesieniem przez dostawcę praw do wierzytelności za dostawę towarów lub usług na faktora, nabywca powinien dokonać płatności na rachunek zamieszczony w „białej liście”.

    • Czy sankcje dotyczą wpłat na rachunki firm faktoringowych?

    Tak. Dla uniknięcia sankcji podatnik, który zapłaci faktorowi na rachunek nieznajdujący się na „białej liście”, powinien powiadomić o tym właściwy urząd skarbowy.

    • Co przy kompensacie wzajemnych zobowiązań?

    W przypadku stosowania przez przedsiębiorców, którzy mają wobec siebie wierzytelności, potrąceń długu, do obliczenia wysokości limitu 15 000 zł należy przyjąć całą wartość wierzytelności, a nie kwotę pozostałą po potrąceniu. Dotyczy to wyłącznie tzw. kompensaty
    w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

    • Czy płatności dokonywane na podstawie noty obciążeniowej muszą być realizowane na rachunek z „białej listy”?

    Nie. Przepisy mają zastosowanie wyłącznie do dostawy towarów / świadczenia usług udokumentowanych fakturą, przez podmioty, zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni.

    • Czy zwrot otrzymanych środków powinien zostać dokonany na rachunek znajdujący się na „białej liście”?

    Nie. Konieczność dokonywania płatności na rachunek z „białej listy” dotyczy jedynie należności
    z tytułu dostawy towaru / wykonania usług na podstawie otrzymanej faktury, nie ma zatem zastosowania do zwrotu środków.

    W razie dodatkowych pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji.

    Zespół Business Tax Professionals


    [1] Kwota określona w art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.


    autor: Jakub Kittler, mł. konsultant ds. podatków data: 20.01.2020