Od 1 lipca 2021 r. kolejne branże i usługi zostały objęte obowiązkiem dokumentowania obrotu za pomocą tzw. kas rejestrujących online. Poniżej zebraliśmy dla Państwa podstawowe informacje w zakresie stosowania przez podatników kas rejestrujących online.

Czym są kasy rejestrujące online?

Obowiązek stosowania kas rejestrujących online wprowadziła ustawa z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz. U. poz. 675). Zgodnie z nowymi przepisami, podatnicy, co do zasady, mogą używać kas rejestrujących starego typu, czyli z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, do czasu ich wyeksploatowania lub, w przypadku kas z papierowym zapisem kopii, konieczności wymiany pamięci rejestrującej.

Terminy, po których nie będzie już można kupić kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii zostały określone przez ustawodawcę w sposób następujący:

1. dla kas rejestrujących z papierowym zapisem kopii termin upłynął 31 sierpnia 2019 r.
2. dla kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii ostateczny termin to 31 grudnia 2022 r.

Zgodnie z powyższym, od 2023 r. w sprzedaży dostępne będą już tylko kasy nowego typu, a dotychczas stosowane kasy z papierowym i elektronicznym zapisem kopii będą stopniowo znikały z rynku. To oznacza, że docelowo kasy rejestrujące online będą stosowane przez wszystkich podatników.

Na rynku działa obecnie ponad 554 tys. kas rejestrujących online. Tego typu urządzenia przesyłają dane do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Kasy rejestrujące online mają bowiem wbudowaną funkcjonalność, która umożliwia zautomatyzowany i bezpośredni przesył informacji z kasy rejestrującej do Centralnego Repozytorium Kas. Przesyłane są informacje o poszczególnych transakcjach zaewidencjonowanych na kasie, z danymi pozwalającymi na ustalenie wysokości obrotu i kwot podatku należnego, stawki VAT, rodzaju towaru/usługi oraz czasu i miejsca instalacji kasy.

Od kiedy podatnicy mają obowiązek rejestrowania sprzedaży za pośrednictwem kasy rejestrującej online?

Niektórzy podatnicy (np. z branży paliwowej) zostali objęci obowiązkiem używania kas rejestrujących online już od 1 stycznia 2020 r. Kolejne branże dołączały odpowiednio: 1 lipca 2020 r. (np. branża gastronomiczna i hotelarska) oraz 1 stycznia 2021 r. (np. usługi fryzjerskie i budowlane).

Obecnie termin na fiskalizację kasy online minął 1 lipca i należało ją przeprowadzić przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży w tym dniu (powyższe nie dotyczy jednak podatników, którym organ podatkowy odroczył ten termin oraz tych, którzy zawiesili działalność gospodarczą).

Jakie usługi zostały objęte obowiązkiem ewidencjonowania z użyciem kas online od 1 lipca 2021 r.?

1. budowlane,
2. fryzjerskie,
3. kosmetyczne i kosmetologiczne,
4. opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów (np. lekarz prowadzący prywatną praktykę),
5. prawnicze,
6. związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (tj. siłownie) – usługi wstępu.

Jeśli chodzi o usługi prawne, to od 1 lipca obowiązek rejestrowania obrotu na kasach online mają np. adwokaci i radcowie prawni prowadzący działalność gospodarczą. Powyższy obowiązek nie dotyczy jednak doradców podatkowych – nie zostali oni bowiem (jak zauważa Ministerstwo Finansów) ujęci w grupie podatników, których dotyczy obowiązek stosowania kas rejestrujących online od 1 lipca.

Obowiązek stosowania od lipca 2021 r. kas online nie dotyczy również przychodni medycznych.

Ulga na zakup kasy online

Podatnicy z tytułu zakupu kasy online mogą skorzystać z ulgi wynoszącej 90% ceny netto kasy, jednak nie więcej niż 700 zł. O zwrot kosztów poniesionych na zakup kasy online mogą ubiegać się:

• podatnicy, którzy zostali objęci obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej i rozpoczęli prowadzenie tej ewidencji na kasie online;
• podatnicy, którzy nie mają obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i dotąd w ogóle nie używali kasy rejestrującej, lecz zdecydowali, że będą prowadzić ewidencję na kasie online;
• podatnicy, którzy zgodnie z przepisami są zobowiązani do wymiany dotychczasowej kasy na kasę online (przy dobrowolnej wymianie urządzenia ulga nie przysługuje).

Co istotne, z takiej ulgi skorzystają tylko ci podatnicy, którzy dokonali instalacji nowej kasy we właściwym terminie. Tym samym, spóźnieni podatnicy tracą prawo do ulgi na zakup kasy i nie odzyskają maksymalnie 700 zł.

Kwotę wydatkowaną na zakup kasy podatnicy mogą odliczyć od podatku należnego VAT. W przypadku, gdy podatnik kupuje więcej niż jedną kasę fiskalną online, może skorzystać z ulgi na każdą z nich, pod warunkiem jednak, że zacznie używać każdej z tych kas (w każdym punkcie sprzedaży) nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji sprzedaży.

Wydatek na nabycie kasy online stanowi dla podatników koszt uzyskania przychodu.

Szczegółowe zasady dotyczące odliczania (zwrotu) od podatku należnego kwoty wydanej na zakup kas rejestrujących online znajdują się w Objaśnieniach Ministra Finansów z 11.07.2019 r. Objaśnienia dostępne są na stronie: www.gov.pl.

Jakie są konsekwencje braku terminowej wymiany kasy?

Podatnicy którzy spóźnią się z wymianą kasy rejestrującej muszą liczyć się z następującymi konsekwencjami:

1. utrata prawa do ulgi na zakup kasy online,
2. zarzut wadliwego prowadzenia ewidencji i nałożenie mandatu na podatnika, który będąc zobowiązany do ewidencjonowania obrotu za pośrednictwem kasy online stosuje urządzenie starego typu.

Warto dodać, że organy podatkowe mają narzędzie do weryfikacji tego czy podatnicy wywiązują się z obowiązku stosowania kas online. W tym celu fiskus wykorzystuje dane znajdujące się w centralnej ewidencji kas rejestrujących.

Kto następny w kolejce do wymiany kasy rejestrującej?

Od 1 stycznia 2022 r. obowiązek posiadania kas rejestrujących online będzie dotyczył również sklepów sprzedających towary podróżnym w systemie TAX FREE.

Źródła:

• Art. 111 i 145b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 685);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz.U. z 2019 r. poz. 820);
• Wywiad z Dyrektorem Departamentu podatku od towarów i usług w Ministerstwie Finansów – p. Pawłem Selera opublikowany w Dzienniku Gaziecie Prawnej;
• www.gov.pl