Wielu podatników świadczących swoje usługi na rzecz osób prawnych (np. kancelarii prawnych lub podatkowych wyspecjalizowanych w obsłudze spółek) i nieposiadających z uwagi na powyższe kasy fiskalnej, staje przed praktycznym problemem jakim jest pojawienie się potencjalnego klienta w postaci osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Niejednokrotnie powstaje dylemat, czy nabyć kasę fiskalną i obsłużyć taką osobę fizyczną, pomimo że z założenia kancelaria obsługuje osoby prawne, czy jednak zrezygnować z obsługi, przez co wizerunek kancelarii może w jakiś sposób ucierpieć.

Teoretycznie można zrezygnować z obsługi tzw. przypadkowego klienta, skoro nie jest on z założenia dla danej kancelarii klientem modelowym, którym są osoby prawne. Niemniej osoba fizyczna może być również np. prezesem spółki stale współpracującej z kancelarią, który potrzebuje porady prawnej w sprawie prywatnej (niezwiązanej ze spółką). Również osoba będąca tzw. przypadkowym klientem, może się finalnie okazać w perspektywie dalszej współpracy istotna, bo posiada np. kontakty dzięki którym kancelaria pozyska klientów kluczowych (osoby prawne).

Nawet okazjonalna obsługa osób fizycznych w modelu, w którym co do zasady obsługujemy osoby prawne, może przynieść zatem potencjalnie wymierne efekty biznesowe. Watro tym samym zastanowić się, czy pozornie sprzecznych kwestii, tj. braku kasy fiskalnej oraz świadczenia usług dla osób fizycznych, nie można jednak pogodzić?

Co mówią przepisy?

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług zasadniczo zobowiązują podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych do ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, potocznie zwanych kasami fiskalnymi (patrz. art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Powyższy obowiązek dotyczy również prawników i doradców podatkowych.

Liczne zwolnienia ze wskazanego obowiązku na podstawie upoważnienia ustawowego zawarto jednakże w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących[1].

Podstawowym zwolnieniem wynikającym z przepisów ww. rozporządzenia jest zwolnienie o charakterze podmiotowym, przeznaczone dla tych podatników, u których obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku 20.000 zł (u podatników rozpoczynający działalność gospodarczą obowiązuje limit ustalany proporcjonalnie).

Z powyższego zwolnienia skorzystają zatem głównie podmioty generujące dość niski poziom obrotów, co dla podatników prowadzących działalność w nieco większej skali może być problemem. Niemniej należy pamiętać, że przepisy powyższego rozporządzenia zwalniają z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej dodatkowo szereg różnych czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia (zwolnienia mające tzw. charakter przedmiotowy). Aktualnie wspomniany załącznik obejmuje aż 49 pozycji, tym samym przynajmniej potencjalnie możliwości zwolnień dostępnych dla podatników jest zatem całkiem sporo.

Czy prawnik lub doradca podatkowy także skorzysta z ww. zwolnień?

Niestety w przypadku podatników będących prawnikami lub doradcami podatkowymi istotną przeszkodą dla zastosowania zwolnienia podmiotowego oraz przedmiotowego jest §4 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia, w którym wskazano, że zwolnień tych nie stosuje się m.in. w przypadku świadczenia usług prawniczych (z wyłączenie usług czynności notarialnych) i usług doradztwa podatkowego.

Tym samym firma świadcząca usługi prawnicze lub usługi doradztwa podatkowego dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, zasadniczo powinna ewidencjonować sprzedaż na rzecz tych osób na kasie fiskalnej.

Co istotne, nie oznacza to jednak, że prawnik lub doradca podatkowy, który z jakichś względów nie zamierza posiadać kasy fiskalnej, musi zrezygnować z obsługi klientów będących osobami fizycznymi i skupić się wyłącznie np. na obsłudze osób prawnych. Prawodawca przewidział bowiem dość istotny wyjątek. Ograniczenia z § 4 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia nie stosuje się bowiem m. in. do świadczenia usług prawniczych i usług doradztwa podatkowego, jeżeli świadczenie tych usług zgodnie z warunkami określonymi w poz. 37 załącznika do Rozporządzenia ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków[2].

Mając na uwadze powyższe, aby skorzystać ze zwolnienia należy spełnić łącznie poniższe warunki:

• świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem);
• z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła;
• świadczenie usług ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków.

Aby skorzystać z ww. zwolnienia istotne jest zatem m.in. udokumentowanie transakcji w taki sposób, aby można było bez problemu zidentyfikować czego dana zapłata dotyczyła.

Przykładami świadczenia usług przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość może być chociażby porada online w formie wideorozmowy lub przez telefon. Rezultatem usługi przekazywanej wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość będzie np. opinia prawna/podatkowa przesyłana klientowi pocztą elektroniczną.

Co istotne z § 4 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia, można wywnioskować, że ze zwolnienia można skorzystać również w sytuacji, gdy prawnik/doradca podatkowy w trakcie realizacji swojej usługi ma wprawdzie kontakt bezpośredni z klientem (np. poprzez spotkanie w lokalu kancelarii, sądzie, urzędzie albo innym miejscu), niemniej rezultat takiej usługi (np. opinia prawna, wzór umowy, pismo do samodzielnego złożenia w odpowiednim miejscu) zostanie przekazany klientowi wyłącznie na odległość, np. mailowo, listownie lub telefonicznie. Przy czym wydaje się, że ze względów praktycznych (dla celów dowodowych, na wypadek ewentualnego sporu z organami podatkowymi), dużo łatwiej będzie udowodnić przekazanie rezultatu świadczonej usługi np. mailowo, aniżeli np. telefonicznie.  

Co na to dyrektor KIS?

Dyrektor Krajowej informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 26 stycznia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.774.2020.2.MN potwierdził, że zwolnienie może mieć zastosowanie zarówno w sytuacji, gdy świadczenie usług ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, jak i w sytuacji, gdy dochodzi do bezpośredniego kontaktu z klientem, ale ich rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków. Jak czytamy w interpretacji:

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że w przyszłości Wnioskodawca chciałby świadczyć usługi prawne na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Usługi te świadczone by były na dwa sposoby:

• wyłącznie na odległość przez cały okres świadczenia usługi (kontakt z klientem przez skrzynkę e-mail, komunikatory internetowe, telefon; brak kontaktu bezpośredniego);
• także przez kontakt bezpośredni (spotkanie z klientem w lokalu kancelarii, w sądzie lub w urzędzie albo w innym miejscu), jednakże przekazanie rezultatu świadczonej usługi odbywać się będzie wyłącznie na odległość (np. przekazanie odebranego pisma kończącego sprawę przez wysyłkę pocztą lub e-mailem, rozmowa telefoniczna informująca o rezultacie zakończonej sprawy, wysłanie klientowi sporządzonego pisma do samodzielnego złożenia w odpowiednim miejscu; wysłanie mu sporządzonego wzoru umowy, regulaminu itp.).

(…) Zatem, przy tak przedstawionym opisie sprawy, należy stwierdzić, że świadczenie usług prawnych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych za które zapłata będzie przekazywana na rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie będzie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła, będzie korzystała ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej o którym mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 37 załącznika do niego oraz przy uwzględnieniu § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Powyższa interpretacja odnosi się bezpośrednio do usług prawniczych, jednakże wnioski z niej płynące są aktualne również w stosunku do usług doradztwa podatkowego – brzmienie przepisów jest tu bowiem co do meritum identyczne.

Jak wynika z powyższego istnieje zatem skuteczny sposób na pogodzenie kwestii obsługi osób fizycznych (tzw. konsumentów) i nieposiadania kasy fiskalnej. Pojawienie się w kancelariach prawnych lub podatkowych nieposiadających kasy fiskalnej klienta będącego osobą fizyczną (konsumentem) niekoniecznie musi być zatem postrzegane w charakterze „problemu”. Być może okaże się, że przed firmą otworzy się docelowo nowy obszar działalności, który uzupełni ofertę główną, a takie okazjonalne wyświadczanie usługi dla osoby fizycznej pozwoli firmie niejako „przetestować” jaki jest potencjalny popyt na takie usługi, bez konieczności podejmowania wiążących decyzji o posiadaniu kasy fiskalnej.

Możliwość skorzystania z opisywanego zwolnienia może być szczególnie istotna dla kancelarii prawnych, ponieważ od 1 lipca 2021 r. świadczący usługi prawnicze (np. adwokaci, radcy prawni) powinni posiadać już nowy typ kas, tzw. kasy online[3]. Co ciekawe – powyższe rozporządzenie literalnie nie wskazuje natomiast na to, aby nowy typ kasy musieli obligatoryjnie posiadać w tym terminie doradcy podatkowi. Wskazana sytuacja wywołała wśród prawników i doradców podatkowych dyskusję z uwagi na pewnego rodzaju „dyskryminację” prawników. Niezrozumiałą o tyle, że np. w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, usługi prawnicze i usługi doradztwa podatkowego, są traktowane na podobnych zasadach. Patrząc z punktu widzenia interesu prawników trudno zatem zrozumieć intencję ustawodawcy, co do zróżnicowania obowiązku dotyczącego posiadania kas online.

Źródło:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2021, poz. 685 ze zm.);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2018 r. poz. 2519 ze zm.);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 czerwca 2020 r. w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (Dz.U. z 2020 r. poz. 1059);
• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej informacji Skarbowej z dnia 26 stycznia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.774.2020.2.MN.

[1] Tj. Dz. U. z 2018 poz. 2519, dalej jako: Rozporządzenie.
[2] patrz. §  4 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia.
[3] Por. §1 ust. 1 pkt 2 lit e rozporządzenia z dnia 10 czerwca 2020 r. w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.